Waarom het werken met een partner een goed idee is en wat een partner minder goed voor jou kan oplossen.

Gefeliciteerd! Je hebt de keuze gemaakt om je bedrijf, team of proces naar een hoger niveau te tillen en misschien heb je monday.com zelfs al aangeschaft. Je bent goed op weg en het begin is gemaakt.

Vanaf hier is het belangrijk dat je de juiste stappen blijft zetten om dit initiatief ook écht een succes te maken, want dat is nu nog allesbehalve zeker. Lees verder om ervoor te zorgen dat je de grootste fouten niet zelf maakt, maar juist hiervan leert.
Onderzoeken wijzen uit dat tussen de 60% - 70% van de software projecten op de een of andere manier faalt. Bizar, als je erover nadenkt. Wat zijn dan de grootste redenen dat projecten falen en hoe kun je ervoor zorgen dat jij deze fouten niet maakt? Laten we eerst eens naar de oorzaken kijken:

Wat een implementatie kan voorkomen

1. Slechte planning & scope creep
   Een ervaren partner helpt bij realistische projectplanning en scope management, zodat er geen eindeloze wijzigingen plaatsvinden die leiden tot vertragingen en budgetoverschrijdingen. Uiteraard kan de configuratie uiteindelijk eindeloos aangepast worden, maar we moeten streng zijn in fase 1. Hoe beter je de basis neerzet, hoe harder je kunt doorontwikkelen na go-live. Wanneer je meteen de stip op de horizon wilt gaan bouwen, is de kans groot dat het te groot en te complex wordt. Advies is daarom om een stabiele en geteste basis neer te zetten in fase 1 en vanuit daar verder te ontwikkelen.
2. Onvoldoende kennis & expertise
   Interne teams missen soms de ervaring met complexe implementaties. Een partner brengt best practices, diepgaande technische kennis en bewezen methodologieën mee. Dit helpt je tijd en geld te besparen en helpt je je processen onder de loep te nemen en waar nodig te verbeteren.
3. Verkeerde verwachtingen & onvoldoende requirements
   Een implementatiepartner helpt bij het helder definiëren van bedrijfsbehoeften en zorgt dat de software daarop aansluit, zodat het eindresultaat aan de verwachtingen voldoet.
4. Gebrek aan verandermanagement & training
   Medewerkers kunnen weerstand bieden tegen nieuwe software. Een partner kan je helpen met change management en training, waardoor adoptie gemakkelijker wordt en gebruikers sneller productief zijn.
5. Onvoldoende testing & kwaliteitscontrole
   Testen wordt soms onderschat, wat leidt tot fouten in de livegang. Een partner heeft testprotocollen en zorgt dat de software goed werkt vóór implementatie.

Wat een partner minder goed kan oplossen

Er zijn uiteraard ook zaken waar een monday.com partner je niet of minder goed bij kan helpen, denk bijvoorbeeld aan:

1. Interne weerstand en politiek
   Als er binnen de organisatie geen draagvlak is of afdelingen tegenwerken, kan zelfs de beste partner weinig uitrichten zonder managementsupport.
2. Onrealistisch budget & deadlines
   Een partner kan adviseren over haalbaarheid, maar als het management blijft vasthouden aan onmogelijke eisen, blijft het een risicofactor.
3. Slechte interne datakwaliteit
   Oude of inconsistente data kan een implementatie bemoeilijken. Een partner kan helpen, maar als de organisatie zelf geen verantwoordelijkheid neemt, blijft dit een struikelblok.

Gelukkig kunnen we door de juiste gesprekken te voeren in de organisatie vaak draagvlak creëren om ook deze uitdagingen te tackelen.

Tot slot

Een ander punt dat even belangrijk is als alle bovengenoemde punten bij elkaar is om tijd, aandacht en resources te alloceren voor onderhoud en support na livegang.
Hoe ziet ons implementatieproces eruit?

Fase 1: Deep dive op locatie
Fase 2: Proces flow design
Fase 3: Configuratie met iteratie rondes
Fase 4: User acceptance test en tweaks
Fase 5: End user & admin training op locatie

Na go-live zou je kunnen zeggen dat het project “live” is en dat we onszelf een schouderklopje kunnen geven. Maar “go-live” betekent nog allerminst dat het een succes in geworden. Dit is immers enkel het moment waarop de bredere user group gebruik gaat maken van wat wij met elkaar hebben bedacht en getest. Het maakt niet uit hoe goed je dingen bedenkt en test, uiteindelijk is het de user die ermee moet gaan werken, is het de user die feedback heeft en moet deze feedback op een goede manier gekanaliseerd en verwerkt worden. Zo heeft de user het gevoel dat ze bijdragen aan een betere organisatie en voelen ze zich ook gehoord en serieus genomen.
Als partner bieden wij verschillende vormen van pro-actieve ondersteuning (link naar CI pagina) aan waarbij we niet wachten totdat jullie contact met ons opnemen, maar waarin wij pro-actief meetings inplannen, analyses in het gebruik maken en actief met jullie meedenken.
Zie het als een continuous improvement manager die niet op je loonlijst staat, maar wel continu uitdaagt om te verbeteren, processen toe te voegen, etc. Ook bieden wij de mogelijkheid om eens per kwartaal (of vaker indien gewenst) on-site langs te komen en bijvoorbeeld workshops te geven om het kennisniveau binnen de organisatie te ontwikkelen.
‍

‍